Huishoudelijk Reglement van de Volkstuindersvereniging “Anna Paulowna”

Het boekjaar loopt 01 januari t/m 31 december.
Het verenigingsjaar van 01 april t/m 31 maart.

Artikel 1 Algemeen:
De leden dienen zich te houden aan de bepalingen in zowel de statuten als het huishoudelijk reglement en de tuinregels van de vereniging

Artikel 2. Lidmaatschap:
– Aanmeldingen lopen via het secretariaat, waaronder de ledenadministratie valt.
– Toekennen van een tuin vindt plaats in volgorde van aanmelding.
– Het lidmaatschap is persoonlijk. Leden met een tuin hebben stemrecht.
– Donateurs zijn geen huurder van een tuin en hebben geen stemrecht.
– Leden zonder tuin hebben geen stemrecht.
– Bij het tussentijds aanvaarden van een tuin die gedurende het seizoen is opgezegd, wordt bij aanvaarding van de tuin door de nieuwe huurder de contributie van het lidmaatschap en de borg per direct betaald aan de vereniging. De huur van de tuin zal gefactureerd worden per 1 januari van het eerstvolgende
boekjaar.
– Het lidmaatschap gaat in na betaling van de contributie en de borg.
– Nieuwe huurders krijgen een proefperiode van 1 seizoen. Na het eerste seizoen
wordt bepaald of het huurcontract wordt voortgezet.

Artikel 3. Beëindiging lidmaatschap / donateurschap:
Dit punt is geregeld in artikel 6 van de statuten met de volgende argumenten als
aanvulling:
– Bij achterstand in contributiebetaling langer dan zes maanden.
– Bij nalatigheid van het onderhoud van de tuin na beoordeling door het bestuur.
– Bij het niet nakomen van bestuursbesluiten.
– Bij het schaden van de belangen van de vereniging.
– Ontzetting uit het lidmaatschap wordt schriftelijk door het bestuur aan betreffende lid mede gedeeld.

Artikel 4. Contributie / huur en borggelden:
– Jaarlijks voor één april dienen de contributie en huurgelden aan de vereniging te zijn voldaan. U krijgt hiervoor een factuur van de penningmeester.
– De hoogte van de contributie en huurgelden worden jaarlijks in de ALV vastgesteld.
– Bij niet correct nakomen van de betalingsverplichtingen zullen eventuele extra kosten worden berekend.
– Er zal geen (gedeeltelijke) teruggaaf plaatsvinden bij tussentijdse beëindiging van lidmaatschap en huur. Het borggeld wordt uitsluitend bij correct opleveren en onderhouden van de tuin geretourneerd aan betreffende lid aan het begin van het eerstvolgende boekjaar.

Artikel 5. Onderhoud van de tuinen:
– Indien u een tuin huurt, wordt u geacht deze goed te onderhouden. Dat wil zeggen,
zorg voor het zo goed mogelijk onkruidvrij houden van de grond.
– Plastic en zeildoek om de tuin af te dekken zijn vanaf 2025 niet meer toegestaan.
– Gebruik van karton en stro om de grond af te dekken is wel toegestaan.
– Het onderhoud van de greppels en grasranden op het gehuurde perceel dient door de huurder van de betreffende tuin te worden gedaan.
– Als een huurder is aangesproken op het onderhoud van de tuin en er is na een
maand geen verbetering, dan volgt een officiële waarschuwing in de vorm van een
gele kaart, na 2 keer een gele kaart, volgt een rode kaart. Met een rode kaart wordt
het lidmaatschap beëindigd.

Artikel 6. Dieren op het complex:
Het hebben of houden van dieren op het complex (ook aangelijnd) is niet toegestaan.

Artikel 7. Onderling ruilen van tuinen:
Onderling ruilen van tuinen is niet toegestaan. Neem altijd contact op met de
beheerder-tuinen van de vereniging wanneer u uw tuin wilt ruilen, doorverhuren of
uitlenen aan anderen dan de oorspronkelijke huurder. Het is belangrijk dat men zich
aan deze regel houdt, in verband met de administratie van de tuinen.

Artikel 8. Achterlaten tuin:
– Bij beëindiging van de tuinhuur dient deze schoon (zwart) te worden achtergelaten.
– De beheerder-tuinen controleert gezamenlijk met de tuincommissie het in goede staat opleveren van tuinen. Bij niet correct opleveren zullen de kosten van het weer
verhuurbaar maken worden verhaald op de huurder. Er vindt dan ook geen restitutie
van borg plaats.

Artikel 9. Langdurige afwezigheid:
Indien u door ziekte of andere omstandigheden langere tijd niet in staat bent om uw tuin te onderhouden, meldt dit dan aan de beheerder-tuinen, zodat in overleg een oplossing kan worden gevonden om vervuiling van de tuin te voorkomen.

Artikel 10. Werkzaamheden op het tuincomplex:
Vanaf 2025 zal het bestuur een periodieke algemene werkochtend of -avond instellen. Elk lid is gehouden aan minimaal 1 x per jaar mee te werken ten behoeve van de algemene werkzaamheden op het complex. Hiervoor worden de leden benaderd.

Artikel 11. Algemene bepalingen:
Wij …
-betreden andermans tuin alleen met diens toestemming;
-veroorzaken geen onnodig geluid (van radio’s en dergelijke) op het complex;
-maken geen tuinafscheidingen tussen de tuinen die bestaan uit bomen of struiken hoger dan 1,25 m;
-hinderen bestuur- of commissieleden niet bij het uitvoeren van hun taak;
-parkeren auto’s op het complex alleen op de twee vaste parkeerterreinen;
-rijden tussen één oktober en één april en verder tijdens natte perioden niet met motorvoertuigen over de graspaden op het complex. Dit om schade aan de paden te voorkomen;
-gebruiken geen zaagsel en boomsnippers op de tuinen op het complex om verzuring van de grond te voorkomen
-gebruiken geen bestrijdingsmiddelen om onkruid te bestrijden. Onkruid kan ook handmatig of mechanisch bestreden worden.

Artikel 12. Beplantingsregels:
-Bij planten, zaaien of poten van gewassen blijven wij minimaal 30 centimeter uit de buitenkant van tegelpaden en/of graspaden. Dit om vrije doorgang met een kruiwagen en maaien van het gras mogelijk te maken.
-Bij het plaatsen van lage fruitbomen (tot 1,5 meter) en struiken alsook woekerende gewassen (zoals bijvoorbeeld aardpeer en braam), houden wij een afstand van 1,5 meter vanaf de genoemde tegel- en graspaden.
-Voor nieuw te plaatsen fruitbomen (met maximale hoogte van 2,5 meter) geldt een afstand van 1,5 meter uit genoemde paden.

Artikel 13. Plaatsen van opstallen op het complex:
Voor het plaatsen van opstallen zoals tuinhuisjes en kassen vraagt u vooraf schriftelijk toestemming aan het bestuur, via de beheerder-tuinen. De kleuren van de huisjes/schuurtjes mogen zwart, grijs, bruin en groen zijn. De maximale toegestane afmetingen zijn lengtebreedte x hoogte: Schuurtje 300x 250×225 cm. Broeikas: 400 x 300 x 225 cm. Opstallen mogen alleen aan de graskant worden geplaatst en minimaal 40 cm vanuit het graspad.

Artikel 14. Inkooporganisatie zaaizaad en pootgoed:
In de maand december krijgt u de gelegenheid om via de vereniging zaden en pootgoed te bestellen uit de nieuwe catalogussen. Het bestellen van zaden via de vereniging, levert de vereniging extra inkomsten op. Begin december krijgt iedereen bericht over de data waarop besteld kan worden.

Artikel 15. Tuincommissie:
Deze commissie bestaat uit een aantal personen die tijdens het jaar een aantal malen een controleronde over het complex zullen doen. Tijdens deze controlerondes letten zij onder andere op de naleving van de onderhoudsbepalingen van de tuinen en op het algemeen aanzien ervan. De beheerder-tuinen neemt de bijzonderheden in ontvangst en onderneemt actie in samenspraak met het bestuur wanneer een tuinder daar aanleiding toe geeft. In die bestuursvergadering worden eventuele vervolgacties en/of maatregelen afgesproken. Dit wordt genotuleerd. De Tuincommissie coördineert de algemene werkochtenden voor de leden.

Bestuurstaken:

Artikel 16. De voorzitter:
-vertegenwoordigt de vereniging zowel intern als naar buiten,
-leidt de ALV en bestuursvergaderingen,
-laat zich bij afwezigheid waarnemen door de secretaris of een ander bestuurslid;
-geeft opdracht aan de websitebeheerder om actuele zaken te plaatsen;
-zet nieuw beleid uit en is gezamenlijk met het hele bestuur verantwoordelijk voor het uit te voeren beleid.
-ziet toe op naleving van de statuten en HH reglement.

Artikel 17. De secretaris:
-is verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging;
-maakt alle notulen of verslagen van vergaderingen of bijeenkomsten;
-verzorgt de correspondentie zoals uitnodigingen en verslagen naar de leden;
-brengt verslag uit aan de ALV en vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
-onderhoudt het archief van de vereniging;
-beheert het ledenbestand van de vereniging;
-maakt contracten voor nieuwe leden op en verstuurt deze;
-geeft het nieuwe lid door aan de penningmeester voor het maken van de factuur;
-fungeert als klachtenloket. Alle klachten die te maken hebben met of over leden van de vereniging of het tuinieren, worden besproken in de bestuursvergadering. Daarin worden eventuele maatregelen bepaald. Klachten over zaken ‘van horen zeggen’ of anonieme klachten worden niet behandeld.

Artikel 18. De penningmeester:
-is verantwoordelijk voor en belast met de financiële administratie van de vereniging en gerechtigd tot het verrichten van bankzaken ten behoeve van de vereniging;
-verzorgt de ontvangsten en uitgaven;
-int en beheert de huur- en borggelden. Betaalt borg terug, altijd in overleg met de beheerder-tuinen;
-geeft informatie omtrent de financiën indien het bestuur hierom vraagt;
-geeft de kascommissie inzicht in alle financiële zaken;
-vraagt bij uitgaven hoger dan € 200,- goedkeuring aan de voorzitter of diens vervangers;
-vraagt bij uitgaven hoger dan € 1.000,– via het bestuur goedkeuring aan de ALV;
-dient zich te houden aan het gestelde in artikel 18 van de statuten betreffende jaarverslag/jaarrekening en verantwoording.

Artikel 19. De beheerder-tuinen:
-behandelt aanvragen voor een tuin en wijst tuinen toe aan nieuwe leden,
-geeft nieuwe leden door aan de secretaris, die het contract opmaakt en verstuurt,
-geeft nieuwe leden voorlichting over het tuinieren bij de vereniging,
-bespreekt de resultaten van de tuinrondes en eventuele acties in het bestuur
-bepaalt samen met de nieuwe tuinders de plaats van de opstallen op een tuin.

Artikel 20. De coördinator algemene werkzaamheden op het complex:
-coördineert alle werkzaamheden die voortvloeien uit de actiepunten welke in de bestuursvergadering zijn aangenomen;
-maakt, waar nodig, een plan van aanpak voor een uit te voeren project of klus;
-bepaalt de benodigde inzet van leden en materialen.

Artikel 21. Mededelingen betreffende de vereniging:
-Bestuursleden zullen het besprokene tijdens de bestuursvergaderingen alleen naar buiten brengen als dat direct noodzakelijk is voor de leden.
-Zowel bestuursleden als leden zullen zich onthouden van commentaar of mededelingen namens de vereniging wanneer zij hier niet toe gemachtigd zijn.
– Het bestuur behoudt zich het recht voor om tussentijds vrijgekomen functies, binnen het bestuur op te vullen.
– Bestuursleden worden gekozen tijdens de ALV of (bij eerder vertrek van een bestuurslid) zoveel eerder in een daartoe bijeengeroepen Ledenvergadering.

Artikel 22. De Kascontrolecommissie:
-bestaat uit twee leden en een reserve lid, benoemd tijdens de ALV;
-maakt geen deel uit van het bestuur;
-jaarlijks treedt één lid af en treedt het reserve lid aan, tevens wordt een nieuw reserve lid gekozen;
-controleert de financiële administratie van de vereniging;
-bij tussentijds aftreden van de penningmeester volgt een kascontrole binnen één maand;
-brengt verslag uit van de kascontrole in de ALV;
-dient zich te houden aan het gestelde in artikel 18 van de statuten.

Artikel 23. De ALV: De Algemene Ledenvergadering:
Het bestuur belegt minimaal eenmaal per jaar een ALV; deze dient voor 1 juli gehouden te worden.
Punten die op de agenda van de ALV opgevoerd dienen te worden zijn:
-jaarverslagen van secretaris, beheerder tuinen, algemene werkzaamheden en de penningmeester;
-verslag kascontrolecommissie en benoeming nieuw reserve lid;
-begroting nieuw verenigingsjaar;
-verkiezing bestuursleden (volgens rooster van aftreden),
-ingekomen voorstellen van leden.
De leden dienen uiterlijk 14 dagen voor de vergadering een uitnodiging en agenda plus bijlages van de ALV te ontvangen.

Artikel 24. Het stemmen:
-Over personen wordt altijd schriftelijk gestemd. Bij geen tegenkandidaten kan de voorzitter de ALV toestemming vragen om bij acclamatie te verkiezen.
-Over zaken wordt mondeling gestemd.
-Indien nodig wijst de voorzitter bij een stemming een stembureau aan wat moet bestaan uit minimaal twee leden.
-De meerderheid van stemmen wordt verkregen bij de helft plus één van het aantal aanwezige stemgerechtigde personen.
-Bestuursleden treden af volgens het rooster van aftreden. Een bestuurslid is éénmaal herkiesbaar voor een volgende periode van vier jaar.

Artikel 25. Wijzigingen en aanvullingen op het huishoudelijk reglement:
-wijzigingen en aanvullingen kunnen met een meerderheid van stemmen tijdens de ALV worden ingebracht met in acht nemen van artikel 24 van de statuten.
-in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.

Het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld en van kracht geworden in de Algemene Ledenvergadering 2025 van de Volkstuindersvereniging “Anna Paulowna”
op 31 maart 2025.