In deze privacyverklaring lees je welke gegevens de vereniging verwerkt, van leden en van bezoekers van deze website, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Laatst bijgewerkt op 11 oktober 2026.
Wie is verantwoordelijk
Volkstuindersvereniging Anna Paulowna, gevestigd in de gemeente Hollands Kroon en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40634639, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Ons tuincomplex ligt aan de Molenvaart 142b, 1761 AM Anna Paulowna.
Volgens artikel 5 van de statuten houdt het bestuur het ledenregister bij en verwerkt het de gegevens van leden volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring laat zien hoe we dat doen.
Vragen over privacy stel je via het contactformulier. Gaat je vraag over je lidmaatschap, kies dan het onderwerp Ledenadministratie of opzeggen. Die vragen komen bij degene die de ledenadministratie bijhoudt.
Welke gegevens wij verwerken
Van leden, medetuinleden, ereleden en donateurs
In het ledenregister staan:
- Naam, adres, woonplaats en telefoonnummer
- E-mailadres
- Lid sinds: de datum waarop je lidmaatschap is ingegaan
- Soort lidmaatschap: lid, medetuinlid, erelid of donateur
- Betalingsgegevens: je IBAN en wat je hebt betaald aan contributie, tuinhuur en borg
Huur je een tuin, dan leggen we daarnaast het tuinnummer en de huurovereenkomst vast, en wat bij de tuinrondes over het onderhoud van je tuin wordt afgesproken.
Van aspirant-leden op de wachtlijst
- Naam, adres, woonplaats en e-mailadres
- De datum van je aanmelding, omdat tuinen in volgorde van aanmelding worden toegewezen
Van bezoekers van de website
- Naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, onderwerp, bericht en eventueel een foto, als je het contactformulier gebruikt. Een foto maken we kleiner en we halen er gegevens zoals de plaats van opname uit.
- Bezoekstatistieken via Google Analytics, alleen als je daar toestemming voor geeft
- Een versleutelde code van je internetadres, om misbruik van het contactformulier tegen te gaan
- Technische gegevens in de serverlogboeken van onze hostingpartij, zoals internetadres, tijdstip en opgevraagde pagina
De website heeft niet de bedoeling gegevens te verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.
Waarvoor en op welke grondslag
- Ledenadministratie en contact met leden, zoals de huurovereenkomst, uitnodigingen voor de algemene ledenvergadering (die volgens de statuten per e-mail gaan) en de nieuwsbrief. Grondslag: het lidmaatschap en de huurovereenkomst.
- De wachtlijst bijhouden en tuinen toewijzen. Grondslag: jouw aanmelding.
- Innen van contributie, tuinhuur en borg. Grondslag: het lidmaatschap en de huurovereenkomst.
- Bewaren van de financiële administratie. Grondslag: de wettelijke bewaarplicht.
- Beantwoorden van berichten via het contactformulier. Grondslag: jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om te kunnen reageren.
- Bezoekstatistieken om de website te verbeteren. Grondslag: jouw toestemming.
- Beveiliging van de website en het tegengaan van spam. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen dan waarvoor je ze aan ons hebt gegeven. We verkopen je gegevens nooit aan derden.
Namen en foto’s op de website en in de nieuwsbrief
- Bestuur en vrijwilligers: namen en functies van bestuursleden en vrijwilligers kunnen op de website en in de nieuwsbrief staan. Contact loopt via de mailadressen van de vereniging. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
- Nieuws en nieuwsbrief: in berichten over de vereniging kunnen namen van leden voorkomen, bijvoorbeeld bij een jubileum of een activiteit. We vermelden nooit je adres of tuinnummer, en niets negatiefs zoals betalingsachterstanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
- Foto’s: we plaatsen foto’s van activiteiten en het complex. Sta je herkenbaar en duidelijk in beeld, dan vragen we eerst je toestemming. Voor kinderen jonger dan 16 jaar vragen we toestemming aan een ouder of voogd.
- Prikbord: stuur je een prikbordbericht in, dan staan de titel, de tekst, een eventuele foto en de contactgegevens die je zelf in je bericht vermeldt 30 dagen op de website. Daarna halen we het bericht weg. Grondslag: jouw toestemming.
- Weghalen: wil je niet (meer) met naam of foto op de website staan, stuur dan een bericht via het contactformulier. We halen het zo snel mogelijk weg. Verschenen nieuwsbrieven in het archief passen we niet aan.
Wie toegang heeft tot je gegevens
- Ledengegevens staan in een beveiligde administratie die wordt bijgehouden door degene die belast is met de ledenadministratie.
- De penningmeester gebruikt je naam, adres en betalingsgegevens voor facturen, betalingen en het terugbetalen van borg.
- De beheerder tuinen ziet de aanmeldingen en de wachtlijst, wijst tuinen toe en houdt de tuinrondes bij.
- Een overzicht van ledengegevens wordt alleen verstrekt aan individuele bestuursleden, en alleen met uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter.
- De kascommissie, twee leden en een reservelid die niet in het bestuur zitten, controleert elk jaar de financiële administratie en krijgt daarvoor inzage in de boeken, ook in betalingsgegevens.
- Berichten via het contactformulier gaan alleen naar het bestuurslid dat bij je onderwerp hoort.
- Derden krijgen alleen toegang tot je gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op last van een rechter.
- Voor de website werken we met een hostingpartij en, alleen met jouw toestemming, met Google Analytics. Zij verwerken gegevens in onze opdracht.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Ledengegevens: zolang je lid, medetuinlid, erelid of donateur bent. Daarna verwijderen we ze, behalve wat in de financiële administratie staat.
- Financiële administratie: 7 jaar, zoals de wet en artikel 17 van de statuten voorschrijven.
- Wachtlijst: tot je een tuin krijgt of je aanmelding intrekt.
- Notulen en jaarverslagen: deze bewaart de secretaris in het archief van de vereniging. Daarin kunnen namen voorkomen.
- Berichten via het contactformulier: niet op de website. Het bestuurslid bewaart de e-mail zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.
- Formulierinvoer bij een fout: maximaal 15 minuten, zodat je niet alles opnieuw hoeft te typen.
- Versleutelde code van je internetadres: maximaal 1 uur.
- Google Analytics: gegevens die aan een cookie zijn gekoppeld maximaal 14 maanden, losse gebeurtenissen 2 maanden.
- Serverlogboeken: korte tijd, alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen.
Cookies
Een cookie is een klein bestand dat de website in je browser opslaat. We gebruiken er zo weinig mogelijk. Functionele cookies zijn nodig om de site te laten werken. Analytische cookies plaatsen we alleen als je in de cookiemelding op Accepteren klikt.
Je kunt je keuze altijd wijzigen of je toestemming intrekken. Trek je die in, dan verwijderen we de Google Analytics-cookies uit je browser.
Diensten van derden
- Google Analytics (Google Ireland Ltd.), alleen met jouw toestemming. Ingesteld zonder volledige IP-adressen, zonder het delen van gegevens met Google voor andere doelen en zonder Google-signalen of advertentiefuncties. Met Google is een verwerkersovereenkomst gesloten. Google kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken en is daarvoor aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework. Zie het privacybeleid van Google.
- YouTube: video’s laden we via de privacyvriendelijke variant youtube-nocookie.com.
- Facebook-groep: klik je op de link naar onze groep, dan geldt op Facebook het privacybeleid van Meta.
- Lettertypen, scripts en de pdf-lezer van deze website staan op onze eigen server. Daarvoor worden geen gegevens met andere partijen gedeeld.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
- Je mag de gegevens die we van je hebben inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik ervan.
- Stuur je verzoek via het contactformulier. Je krijgt uiterlijk binnen acht werkdagen antwoord. Een wijziging verwerken we daarna zo snel mogelijk.
- Toestemming voor statistieken trek je in via Cookie-instellingen onderaan elke pagina.
- Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
- De verbinding met de website is altijd versleuteld (https).
- De ledenadministratie is beveiligd volgens gangbare technieken en alleen toegankelijk voor wie het nodig heeft.
- Het beheer van de website is afgeschermd met persoonlijke accounts.
- Het contactformulier is beschermd tegen spam zonder externe diensten of cookies.
- Berichten worden niet op de website bewaard, maar direct doorgestuurd.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als de vereniging, de website of de regels veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.